¿Puede una entidad establecer como único método de hacer llegar las nóminas a las personas trabajadoras el envío en formato electrónico?
Para que una entidad pueda hacer llegar las nóminas a sus empleado/as en soporte electrónico (a través de medios electrónicos como pueda ser el correo electrónico) y no en soporte físico (papel), debería darse alguna de estas circunstancias:
- Que esté así estipulado expresamente en el convenio colectivo que le sea de aplicación, en cuyo caso habría que estar a las condiciones y procedimiento que el mismo impusiera para ello.
- Que se haya pactado ese método de envío con los representantes de las personas trabajadoras.
En caso de que el convenio colectivo de aplicación no estipule nada en tal sentido o estipule expresamente que la nómina se tiene que hacer llegar en papel, o no se haya pactado con los representantes de las personas trabajadoras, no podrá imponérsele a la persona trabajadora la recepción de las nóminas por medios electrónicos, y por tanto podrán exigir que le sea entregada en soporte papel.
Por tanto si se pretende llevar a cabo el envío de las nóminas a través de correo electrónico, sin darse ninguna de las dos circunstancias mencionadas anteriormente, y siempre que no se estipule expresamente que la nómina se tiene que hacer llegar en papel, al no estar obligada la persona trabajadora a proporcionar a la entidad una dirección de correo electrónico particular (tampoco, aunque no es el caso, un número de teléfono particular), ya que ninguna norma lo exige para la adecuada realización de su trabajo (1), una medida más moderada e igual de eficaz para conseguir la comunicación de la entidad con la persona trabajadora sería la puesta a disposición de la misma de un instrumento de trabajo como sería una cuenta de correo electrónico corporativa.
A quienes se ha proporcionado una cuenta de correo electrónico corporativa de uso individual podrá remitírseles a la misma las nóminas.
En el caso de no disponer de cuentas corporativas y querer hacerlo a una cuenta personal, se precisaría el consentimiento de la persona trabajadora. Pero, el consentimiento no es la base jurídica más adecuada para legitimar el tratamiento de datos personales en el ámbito laboral ya que a veces no se considera prestado libremente debido a la situación de desequilibrio entre entidad y persona trabajadora (Cdo. 43 GDPR). Por lo que llegado el caso, y para que se pueda considerar prestado libremente, a las personas trabajadoras que no se les haya facilitado una cuenta de correo corporativa, se les puede plantear la posibilidad del envío a la cuenta de correo que indiquen, de forma voluntaria (con su consentimiento), ofreciendo siempre la opción de seguir recibiéndola en soporte papel, con el fin de que el consentimiento para recibir la nómina a través de medios electrónicos se considere prestado libremente. Además, al suponer un tratamiento de sus datos personales (su dirección de correo electrónico) conforme al GDPR y su artículo 13, se le debe facilitar toda información del tratamiento, y al estar basado este tratamiento en su consentimiento, conforme al artículo 7.2, se le debe informar de igual forma de su derecho a retirarlo en cualquier momento.
Tendremos en cuenta de igual forma que, en el archivo electrónico que contenga la nómina, se deben tomar medidas para que no se produzcan accesos no autorizados (por ciberdelincuentes o por errores en los envíos a destinatarios indebidos), por lo que recomendamos se envíe la nómina debidamente protegida (cifrada), debiéndose facilitar la clave de descifrado, diferente para cada persona trabajadora y no en el mismo envío del correo que adjunta el archivo que contiene la nómina
